Der Gemeinderat der Gemeinde Berglen hat in seiner Sitzung am 17.11.2015
den Grundsatzbeschluss (vgl. GR-Vorlage SV/096/2015) gefasst, die Umstellung
auf das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) für den
Gemeindehaushalt und den Eigenbetrieb Wasserwerk auf den letztmöglichen
Zeitpunkt, d.h. den 01.01.2020, vorzunehmen.
Zwischenzeitlich liegt der Gemeindeverwaltung das Umstellungsangebot für
die verwendete Finanzsoftware FinanzPlus der Firma Dataplan, welches über das
Kommunale Daten- und Rechenzentrum Stuttgart (KDRS) bzw. das Rechenzentrum
Region Stuttgart GmbH (RZRS GmbH) betreut wird, vor. Die einmaligen
Umstellungskosten für die Anwendungssoftware belaufen sich vorbehaltlich neuer
Preisfestsetzungen durch den Verwaltungsrat des Zweckverbands KDRS und/oder den
Aufsichtsrat der RZRS GmbH derzeit auf insgesamt 43.043,33 €. Darin enthalten
sind die notwendigen Zusatzlizenzen, die Installationsarbeiten, die Anpassung
von Schnittstellen und die notwendigen Schulungskosten etc. Durch die Umstellung
werden auch die jährlichen laufenden Kosten für die Softwarewartung und die
Betriebskosten ansteigen. Vorbehaltlich von Preisanpassungen betragen diese
Mehrkosten voraussichtlich ca. 6.000,00 € pro Jahr.
In den vergangenen Monaten haben zahlreiche Gespräche mit Gemeinden aus
der Raumschaft stattgefunden, die ebenfalls die Finanzsoftware FinanzPlus
verwenden. Es wurde ein Konsens erzielt, vorbehaltlich der Zustimmung der
jeweiligen Gemeinderäte, die Umstellung gemeinsam bis zum 01.01.2020
vorzunehmen.
Vor diesem Hintergrund wurden mit verschiedenen Anbietern für kommunale
Beratungsleistungen Gespräche zur Umsetzung der Einführung des NKHR geführt.
Hierbei hat die Kommunalberatung Heyder+Partner aus Tübingen ein schlüssiges
Konzept vorgestellt, dass in einem gemeinsamen Projekt mit den Gemeinden
Althütte, Kaisersbach, Spiegelberg, Großerlach und Berglen unter Begleitung der
Kommunalberatung münden soll. Heyder+Partner ist der Gemeindeverwaltung seit
vielen Jahren als zuverlässiger Partner in Kommunalfragen bekannt. Das
Unternehmen hat u.a. die Einführung der gesplitteten Abwassergebühr in Berglen
begleitet.
Heyder+Partner soll in diesem interkommunalen Projekt als externer
Partner vorrangig die Projektsteuerung sowie die Schulungen innerhalb des
Vorhabens begleiten. Individuell kann jede Gemeinde für sich weitere
Teilleistungen beauftragen. Diese Teilleistungen sind u.a. die Erarbeitung
eines Produktplanes, die interne Leistungsverrechnung, die Vermögensbewertung
mit verschiedenen Teilen (z.B. Bewertung der Straßen und Wege, Bewertung der
Gebäude, Bewertung der Forderungen etc.) sowie die Erstellung der
Eröffnungsbilanz.
Die dann gebildete Projektgruppe NKHR mit den Gemeinden Althütte,
Kaisersbach, Spiegelberg, Großerlach und Berglen soll inklusive des Beraterteams
von Heyder+Partner als primärer Wissensträger und somit auch als „Motor“ des
gesamten Umstellungsprozesses agieren. Im Team wird über die Umsetzung des
Projektes in den jeweiligen Gemeinden berichtet, der SOLL-IST Vergleich
hinsichtlich des Projektplanes vorgenommen, Probleme besprochen und Lösungswege
erarbeitet. Sofern einzelne Aufgaben, z.B. die Straßenbewertung, nicht mit
eigenen Ressourcen in den Gemeinden erarbeitet werden können, erarbeitet die
Projektgruppe Empfehlung für eine Alternative, die der Kommune und den Gremien
zur Entscheidung vorgelegt werden können. Die Aufgabe der Projektgruppe ist
außerdem Prozessabläufe, z.B. bei der Inventarisierung, zu dokumentieren, so
dass auch nach Abschluss des Projektes andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
auf das Wissen zurückgreifen können.
Parallel zum Projekt wird durch Heyder+Partner ein Projekthandbuch
„Umstellung auf NKHR – Gemeinde Althütte – Gemeinde Berglen – Gemeinde
Großerlach - Gemeinde Kaisersbach, Gemeinde Spiegelberg“ erstellt, welches in
Form von Fragen der Verwaltung und Antworten von Heyder+Partner bzw. der
Projektgruppe nach den Bereichen Vermögensbewertung, Produktplan, interne
Leistungsverrechnung, Forderungsbewertung, Finanzbeziehungen zu Eigenbetrieben,
Gesellschaften und Zweckverbänden, Eröffnungsbilanz und Haushaltsplanung
gegliedert ist.
Der Zeitraum für das Gemeinschaftsprojekt soll insgesamt drei Jahre
betragen. Die Projektkosten für die Projektsteuerung für den gesamten Zeitraum
belaufen sich im Verbund mit fünf Gemeinden auf insgesamt 47.600,00 € brutto.
Auf die Gemeinde Berglen entfallen hier Gesamtkosten in Höhe von 9.520,00 €
brutto. Hinzu kommen Kosten für Schulungen im Umfang von ca. zehn
Schulungstagen. Hierfür fallen weitere Kosten in Höhe von 3.570,00 € brutto an.
Sollte eine Gemeinde nicht am Gemeinschaftsprojekt, z.B. aufgrund eines
gegenteiligen Gemeinderatsbeschlusses, teilnehmen dürfen, erhöhen sich die
Gesamtkosten für die einzelnen Gemeinden entsprechend.
Wie vorstehend bereits angeführt, besteht für jede Gemeinde individuell
die Möglichkeit verschiedene weitere Teilleistungen bei Heyder+Partner zu
beauftragen. Die Kosten hierfür lassen sich z.B. für die Gemeinde Berglen wie
folgt darstellen:
- Erarbeitung des Produktplanes Pauschal 3.570,00 €
- Interne Leistungsverrechnung Pauschal 2.380,00 €
- Sachkontenerhebung 2014 – 2019 Pauschal 5.355,00 €
- Sachkontenerhebung 1974 – 2013 Pauschal
10.710,00 €
- Bewertung der Straßen, Wege, Plätze Pauschal 14.280,00 €
- Bewertung der Gebäude Pauschal 5.950,00 €
- Bewertung der Grundstücke Pauschal 5.950,00 €
- Erstellung der Eröffnungsbilanz Pauschal 5.950,00 €
Maximal werden somit für die Umstellung auf das Neue Kommunale
Haushalts- und Rechnungswesen einmalige Kosten in Höhe von voraussichtlich ca.
115.000,00 € brutto anfallen, die sich auf die kommenden drei Haushaltsjahre
verteilen.
1 x Kämmerei
Der Gemeinderat beschließt die Teilnahme der Gemeinde Berglen am kommunalen Gemeinschaftsprojekt zusammen mit den Gemeinden Althütte, Kaisersbach, Spiegelberg und Großerlach. Die Gemeindeverwaltung wird ermächtigt entsprechende Verpflichtungen einzugehen und für die kommenden Jahre Haushaltsmittel in notwendiger Höhe bereitzustellen.