Die aktuelle Serverstruktur der Gemeinde Berglen wird nahezu unverändert seit dem Jahr 2011 betrieben. Drei von vier Servern erreichen zum Jahresende 2019 ihren „End-of-Service“ und müssen ausgetauscht werden. Durch ein neutrales und unabhängiges, auf IT spezialisiertes Planungs- und Technologieberatungsunternehmen, die Firma EZcon aus Aalen, wurde ein Konzept zur Erneuerung der Serverstruktur ausgearbeitet. In der Gemeinderatssitzung am 09.04.2019 wurde die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen auf Basis des Konzepts beschlossen (vgl. SV/484/2019).
Die Ausschreibung soll in zwei Losen erfolgen. Los 1 beinhaltet die Lieferung der Serversysteme sowie die Grundeinrichtung der Hardware-Server, die Wartung der Server und der Datensicherung.
Die jetzige Kostenberechnung beläuft sich auf ca. 83.000 €, welche rund 30.000 € über der Kostenschätzung vom 09.04.2019 liegt. Ursächlich hierfür sind eine angepasste leistungsfähigere Hardware inklusive Lizensierung (Mehrkosten ca. 15.000 €) sowie zusätzliche Leistungen in Höhe von ca. 15.000 € (Bandsicherung, Anpassung der Netzwerkanbindung, neuer Serverschrank mit unabhängiger Stromversorgung, die bei Stromausfall ein geregeltes Abschalten der Server ermöglicht). Hinzu kommt eine regelmäßige Wartung der Hardware, welche bei der bestehenden Serverstruktur nie durchgeführt wurde. Die voraussichtlichen Kosten hierfür in Höhe von ca. 21.000 € werden über eine Laufzeit von vier Jahren anteilig jährlich zur Zahlung fällig.
Los 2 beinhaltet die einmalige Ersteinrichtung der virtualisierten Server und Clients. Zudem enthält Los 2 einen Dienstleistungsvertrag über die Betreuung der gesamten EDV Anlage, der auf eine Laufzeit von vier Jahren ausgelegt ist. Der bestehende Dienstleistungsvertrag mit Fa. Techit aus Nagold wurde fristgerecht zum 31.12.2019 gekündigt.
Der Umfang des Dienstleistungsvertrags wird an die aktuellen Anforderungen der Datensicherheit, des Datenschutzes und der Betriebssicherheit angepasst, da seit dem Jahr 2016 eine EDV-Stelle mit einem Stellenumfang in Höhe von 50% vorgehalten wird.
Die Kostenberechnung durch EZcon für den Dienstleistungsvertrag beläuft sich insgesamt auf ca. 68.000 €, wovon ca. 10.000 € auf die Ersteinrichtung der neuen Server-Hardware und die Datenübernahme entfallen. Die verbleibenden Kosten in Höhe von ca. 58.000 € werden bei einer Laufzeit von vier Jahren monatlich abgerechnet. Im Vergleich zum bestehenden Dienstleistungsvertrag ist mit einer voraussichtlichen Reduzierung der monatlichen Kosten in Höhe von ca. 100 € zu rechnen.
Auf die beigefügten Anlagen wird verwiesen (siehe Anlage 1 und 2).
Folgender Zeitplan ist vorgesehen:
- 27.09.2019 Veröffentlichung der Ausschreibung
- 22.10.2019 Submission (Öffnung der Angebote)
- 19.11.2019 Vergabe durch den Gemeinderat
- 25.11.2019 Beginn Startgespräche
- Austausch der Server KW 7/2020 bis KW 9/2020 mit vollständiger Inbetriebnahme
- 01.01.2020 Beginn des Dienstleistungsvertrags
Die erforderlichen Mittel zur Beschaffung der neuen Serveranlage in Höhe von 130.000,- € sollen im Haushalt 2020 bereitgestellt werden.
1x Kämmerei
1 x EDV
- Der Gemeinderat beschließt die
Ausschreibung einer neuen Serveranlage, wie in Anlage 1 und 2 unter Los 1
beschrieben.
- Der Gemeinderat beschließt die Ausschreibung
eines neuen Dienstleistungsvertrags, wie in Anlage 1 und 2 unter Los 2
beschrieben.
- Die Finanzierung i.H.v.
voraussichtlich 130.000,00 € wird im Haushaltsplan 2020 sichergestellt.