Der
Vertrag der Gemeinde Berglen mit dem seitherigen Dienstleister für Kopier- und
Drucksysteme endete nach einer Laufzeit von 60 Monaten zum 30.11.2020. Der
Vertrag hat sich daraufhin nach Zustimmung des Dienstleisters jeweils um
weitere sechs Monate verlängert, wenn dieser nicht gekündigt wird.
Nachdem
die Geräte seit mehr als fünf Jahren im Einsatz sind, sollen diese nun nach
einer neuen Ausschreibung ersetzt werden.
Der
bisherige Vertrag beinhaltet die Bereitstellung von insgesamt zwölf
Multifunktionsgeräten (fünf Geräte für die Gemeindeverwaltung, zwei Geräte für
die Nachbarschaftsschule, ein Gerät für den Bauhof und vier Geräte für die
Kindertageseinrichtungen), sowie vier weitere Einzelplatzdrucker (alle
Gemeindeverwaltung).
Künftig
sollen neben den bisherigen vorhandenen Systemen auch die neu hinzugekommenen
Kindertageseinrichtungen (zusätzlich drei Geräte: KiTa Kunterbunt, KiTa
Sonnenschein, KiTa Regenbogen) und die Nachbarschaftsschule (zusätzlich vier
Geräte: Sekretariat, Lehrerzimmer, Außenstelle Steinach, Computerraum)
vollumfänglich in den neuen Vertrag eingebunden werden.
Bei der
Neuausschreibung wird weiterhin angestrebt die Anzahl der Gerätetypen auf
maximal vier zu begrenzen, wodurch eine Verminderung der Vorratshaltung für
Toner, etc. und eine Betreuungs- bzw. Wartungsminderung angestrebt wird.
Insgesamt
sollen zehn große Farbmultifunktionsgeräte (A4 und A3 Druck), sieben kleine
Farbmultifunktionsgeräte (nur A4 Druck), vier Schwarz-Weiß-Arbeitsplatzdrucker
und zwei Farb-Arbeitsplatzdrucker beschafft werden.
Um
möglichst sparsam und effizient zu drucken bzw. zu kopieren, wird über eine
Drucksoftwarelösung angestrebt, die Farbausdrucke per Kontingentierung zu
begrenzen bzw. einzelne Nutzern ganz zu sperren.
Der neue
Vertrag soll ebenfalls über eine Laufzeit von 60 Monaten abgeschlossen werden
und als sogenannter Full-Service-Vertrag, d.h. inklusive Wartungs- und
Reparaturservice sowie inklusive Verbrauchsmaterialen (ohne Papier) und
entsprechend kurzen Reaktionszeiten bei Störungen ausgestaltet werden. Das
gesamte Druck- und Kopiervolumen soll nach Aufkommen abgerechnet werden. Eine
entsprechende Aufstellung der Leistungen, welche im Leistungsverzeichnis
insbesondere gefordert werden sollen, ist in Anlage 1 dargestellt.
Aufgrund
der Laufzeit und der seitherigen monatlichen Leasingrate bewegt sich das
Auftragsvolumen voraussichtlich bei ca. 75.000 €. Dies bedeutet, dass die
Leistungen gemäß der Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL A)
deutschlandweit ausgeschrieben werden müssen.
Des
Weiteren wurde aufgrund der Komplexität der Leistungen und den strengen
Kriterien der Wettbewerbshüter zur Sicherung der Rechtmäßigkeit erneut die
Firma officeoptimizer GmbH aus Untergruppenbach zur Unterstützung der
Ausschreibung und zur Erstellung des Leistungsverzeichnisses herangezogen. Die
Firma officeoptimizer hat bereits die Ausschreibung im Jahr 2015 für die
Gemeinde Berglen zur vollsten Zufriedenheit vorbereitet und durchgeführt und
war unter anderen schon für das Staatliche Schulamt des Rems-Murr-Kreises sowie
die Große Kreisstadt Winnenden tätig und hat dort ihre Leistungsfähigkeit
bereits unter Beweis gestellt.
Die Kosten
für die Unterstützungsleistungen betragen hierfür 6.600 € netto und wurden
bereits im Haushalt 2021 unter dem Produkt 11.20.0000 Sachkonto 4431 0000 als
Sachverständigenkosten eingestellt.
1 x Kämmerei
1 x EDV
Die Gemeindeverwaltung wird ermächtigt die Kopier- und Drucksysteme auszuschreiben.