Am 4. Juni 2019 wurde die
Digitalisierungsstrategie der Gemeinde Berglen im Gremium vorgestellt. Diese
war zuvor von der Gemeindeverwaltung in Kooperation mit dem Fraunhofer IAO,
mithilfe verschiedener Workshops und unter Beteiligungsmöglichkeiten von Bürgerinnen
und Bürgern erarbeitet worden.
Diese Strategie ist ein Handbuch inklusive
Maßnahmenkatalog für die Gemeinde Berglen, welches die Grundlage für die zukünftige
Entwicklung der Gemeinde in Sachen Digitalisierung bis zum Jahr 2030 darstellt.
Sie fungiert als Wegweiser für die Gemeindeverwaltung und den Gemeinderat und
soll eine Entscheidungsgrundlage für künftige Projekte sein.
Das Projekt wurde im Rahmen des Wettbewerbs
„Digitale Zukunfstkommune@bw“ des Ministeriums für Inneres, Digitalisierung und
Migration des Landes Baden-Württemberg mit Mitteln in Höhe von 32.002,40 €
gefördert.
Die Gemeinde Berglen rückt drei Handlungsfelder in den Fokus, um ihre Digitalisierungsstrategie umzusetzen:
1.
Intelligente
und vernetzte (moderne) Verwaltung (E-Government), vor allem papierlose
Verwaltung und E-Akte
2.
Stadtentwicklung
(inkl. Mobilitätskonzepte), digitale Infrastruktur und Tourismus
3.
Digitale
Gesellschaft, Bildung und Gesundheit
1. Intelligente
und vernetzte (moderne) Verwaltung (E-Government)
1.1. E-Rechnung
Auf lange Sicht sollen möglichst viele
interne und externe Verwaltungsvorgänge papierlos abgewickelt werden können.
Voraussetzung hierfür sind elektronische Akten. Neben dem E-Archiv und einem
elektronischen Posteingang und -ausgang ist die E-Rechnung ein Schritt auf dem
Weg zu diesem Ziel. Langfristig ergeben sich dadurch Einsparungspotentiale für
Ressourcen (z. B. Papier und Arbeitszeit). Die Modernisierungsmaßnahme
vereinfacht Bezahlvorgänge und steigert zudem Transparenz und
Übersichtlichkeit. Nebenbei trägt die E-Rechnung durch Ressourcenschonung zum
Schutz der Umwelt bei.
Verantwortliche
Akteure:
·
EDV
·
Kämmerei
Zeitliche
Ausrichtung: mittelfristig
Dauer
der Implementierung: 1-2
Jahre
Priorität: mittel
Aktueller Stand: noch nicht
umgesetzt
1.2. E-Archiv
Neben
E-Rechnung und einem elektronischen Posteingang und -ausgang ist das E-Archiv
ein Schritt auf dem Weg zu papierlosen Verwaltungsvorgängen. Wie im Fall der
E-Rechnung können durch das E-Archiv Ressourcen gespart werden und dabei
gleichzeitig die Umwelt geschont werden. Zudem legt ein E-Archiv räumliche
Kapazitäten frei, erhöht die Übersichtlichkeit und steigert die Effizienz von
Verwaltungsvorgängen.
Verantwortliche
Akteure:
·
EDV
·
Gesamte
Verwaltung (insb. Ordnungsamt)
Zeitliche
Ausrichtung: langfristig
Dauer
der Implementierung: 2-5
Jahre
Priorität: mittel
Aktueller Stand: noch nicht
umgesetzt
1.3. Elektronischer
Posteingang & -ausgang
Der elektronische Posteingang und -ausgang
ist neben E-Rechnung und E-Archiv eine weitere Maßnahme zur Erreichung des
Ziels einer papierlosen Gemeinde. Die Maßnahme schont Ressourcen, trägt zum
Umweltschutz bei, steigert die Übersichtlichkeit und vereinfacht das Teilen und
Verarbeiten von Informationen.
Verantwortliche
Akteure:
·
EDV
·
Gesamte
Verwaltung
Zeitliche
Ausrichtung: mittelfristig
Dauer
der Implementierung: 1-2
Jahre
Priorität: mittel
Aktueller Stand: noch nicht
umgesetzt
1.4. Gemeinde-App
Die Gemeinde-App ist für Bürgerinnen und
Bürger, Gäste und weitere Adressaten gedacht und bietet einen Mehrwert durch
zusätzliche Serviceleistungen im Vergleich zur Homepage. Beispielsweise soll
ein „digitaler Marktplatz“ eine Übersicht über Angebote im Ort bieten – ggf.
mit LiveGuide. Eine „spielerische“ Komponente (z. B. Punkte sammeln bei
Wanderung) soll die Einwohnerschaft dabei zur Nutzung der App motivieren. Hohe
Nutzerzahlen führen zu informierten Bürgerinnen und Bürgern. Darüber hinaus
können weitere attraktive Services innerhalb der Gemeinde-App angeboten werden:
Push-Nachrichten, direkte Abgabe von Mängelmeldungen mit Foto, virtuelle
Rundgänge, Sprachassistent, Bürgerbefragungen u.v.m. Strategisch sollen
möglichst viele Verwaltungsvorgänge über die App erledigt werden können. Durch
die Umsetzung der Maßnahme erfährt die Gemeinde Berglen eine
Attraktivitätssteigerung, Verwaltungsvorgänge werden vereinfacht, die
Bürgerinformation verbessert und Zeit gespart.
Verantwortliche
Akteure:
·
Haupt-
und Personalamt
·
IT-Experten
Zeitliche
Ausrichtung: kurzfristig
Dauer
der Implementierung: 1-2
Jahre
Priorität: hoch
Aktueller Stand: umgesetzt im
August 2021
1.5. Digitales schwarzes Brett
Hierbei handelt es sich um eine digitale
Plattform, auf welcher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinander
kommunizieren können. Die Plattform ist als Forum angelegt, in welchem es die
Möglichkeit gibt auf Einträge zu antworten und Rückmeldungen zu geben. Eine
Kategorisierung von Themen erfolgt z. B. mittels Hashtags. Das digitale
schwarze Brett ermöglicht einen schnellen Austausch zwischen Mitarbeiter/innen,
schafft einfach zugängliche Informationen und reduziert den E-Mailverkehr
Verantwortliche
Akteure:
·
Haupt-
und Personalamt
Zeitliche
Ausrichtung: kurzfristig
Dauer
der Implementierung: 6-12
Monate
Priorität: mittel
Aktueller Stand: noch nicht
umgesetzt
1.6. Überarbeitung
der Gemeindehomepage
Die aktuelle Homepage wurde im Jahr 2013
erstellt. In den vergangenen Jahren haben sich deutliche
Verbesserungspotenziale herauskristallisiert. Unter anderem muss die
Suchfunktion verbessert werden – bestenfalls mit Sprachsteuerung. Außerdem gibt
es mittlerweile neue gesetzliche Anforderungen an Gemeindehomepages, welche
zumindest eine Überarbeitung der Homepage erforderlich machen. Dazu zählen zum
Beispiel die Barrierefreiheit sowie das Onlinezugangsgesetz.
Nach der Überarbeitung der Gemeindehomepage
sollen Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsangelegenheiten möglichst ohne
Medienbrüche erledigen können.
Verantwortliche
Akteure:
·
Gesamte
Verwaltung (insb. Haupt- und Personalamt)
·
IT-Experten
Zeitliche
Ausrichtung: langfristig
Dauer
der Implementierung: 2-5
Jahre (und dauerhaft)
Priorität: hoch
Aktueller Stand: umgesetzt auf
den neusten Stand der Barrierefreiheit und des OZG im Jahre 2022
1.7. Suchfunktion / Chatbot Homepage
Die Suchfunktion auf der aktuellen Homepage
der Gemeinde Berglen funktioniert nur teilweise. Im Zuge einer Überarbeitung
der Homepage soll daher die Suchfunktion verbessert und mit neuen Möglichkeiten
wie z. B. einer Sprachsteuerung und einem Chatbot (ein lernendes System welches
selbstständig analysiert und Verbindungen/Schlagwort-Ketten herstellt)
erweitert werden. Durch die Maßnahme ergibt sich eine Zeitersparnis bei
Recherchen auf der Gemeindehomepage.
Verantwortliche
Akteure:
·
Hauptamt
Zeitliche
Ausrichtung: kurz- bis
mittelfristig
Dauer
der Implementierung: 1-2
Jahre (und dauerhaft)
Priorität: hoch
Aktueller Stand:
Suchfunktion optimiert, Chatbot und
Sprachsteuerung (noch) nicht umgesetzt
1.8. Streaming GRS / Bürgerversammlung
Es
soll eine Videoübertragung der öffentlichen Sitzungen des Gemeinderates und
ggf. zu einem späteren Zeitpunkt auch der Bürgerversammlungen erfolgen. Die
Veranstaltungen können somit über Facebook und ggf. auf der Homepage
mitverfolgt werden.
Verantwortliche
Akteure:
·
Hauptamt
Zeitliche
Ausrichtung: kurz- bis
mittelfristig
Dauer
der Implementierung: 6-12
Monate
Priorität: mittel
Aktueller Stand: noch
nicht umgesetzt, Streaming von einzelnen
Veranstaltungen (wie z. B. der Kandidatenvorstellung im Rahmen der Bürgermeisterwahl
2021 oder der Wahlergebnisse dieser)
2. Stadtentwicklung
und Tourismus
2.1. Virtual
Reality
Mit Hilfe von Virtual Reality sollen
verschiedene Angebote zugänglich gemacht werden. Beispielsweise können
virtuelle Rundgänge in Kindertageseinrichtungen gemacht werden, um werdenden
Eltern einen ersten Eindruck der Einrichtungen vermitteln zu können. Zudem wird
in Berglen ein Aussichtsturm zur Diskussion stehen. Sollte dieser nicht
umgesetzt werden, kann anhand eines 3D-Modells die Aussicht im Heimatmuseum, im
Rathaus oder in einem anderen Raum mit 3D-Brillen erlebbar gemacht werden. Die
Maßnahme soll in der Gemeinde-App und der Homepage integriert sein.
Verantwortliche
Akteure:
·
Hauptamt
Zeitliche
Ausrichtung: mittelfristig
Dauer
der Implementierung: 6-12
Monate
Priorität: niedrig
Aktueller Stand: noch nicht
umgesetzt
2.2. Bürgerbus auf Abruf
Ein ehrenamtlich organisierter Bürgerbus
soll das bestehende ÖPNV-Angebot ergänzen und insbesondere älteren Bürgerinnen
und Bürgern den Alltag erleichtern (z. B. beim Erledigen von Einkäufen). Der
Bus soll auf Abruf nach vorheriger Anmeldung (ein Tag im Voraus) fahren. Ein
Vorteil der Maßnahme besteht in der Online-Buchbarkeit des Busses.
Verantwortliche
Akteure:
·
Hauptamt
Zeitliche
Ausrichtung: langfristig
Dauer
der Implementierung: 2-5
Jahre
Priorität: niedrig
Aktueller Stand: erster
Probelauf seit Januar 2023, verlängert bis Dezember 2023
2.3. Digitales
Wanderangebot
In der Gemeinde-App wird das Wandernetz in
Berglen abgebildet. Dabei werden Wanderwege beschrieben und Besonderheiten
aufgezeigt. Über Fotos oder Panoramaaufnahmen kann der Nutzer besondere Punkte
eines Wanderweges vorab einsehen. Außerdem soll eine „spielerische Komponente“
eingebaut werden. Zum Beispiel können bei Wanderungen Punkte gesammelt werden.
Ab einer bestimmten Punktezahl gibt es Vergünstigungen bei lokalen Gastronomen
oder ein „Präsent“ der Gemeindeverwaltung (z. B. Vesperbox mit regionalen
Produkten). Touristen wird dadurch die Möglichkeit geboten, Berglen auf eine
neue, spannende Weise zu erleben. Vorab soll eine Abstimmung mit der
Naturparkgeschäftsstelle stattfinden, um mögliche „Konkurenzangebote“
auszuschließen.
Verantwortliche
Akteure:
·
Hauptamt
Zeitliche
Ausrichtung: kurz- bis
mittelfristig
Dauer
der Implementierung: 1-2
Jahre
Priorität: hoch
Aktueller Stand: Umsetzung in
komoot, Berglen-Aktiv (www.berglen-aktiv.de) und q-vadis (Schwäbischer
Wald Tourismus e. V.)
2.4. Straßensensoren
für den Winterdienst
Der Winterdiensteinsatz soll durch
Straßensensoren, Wetterstationen und Webcams erleichtert werden. Durch
Messungen der Bodentemperatur, Luftfeuchtigkeit, Wind und Lufttemperatur sollen
Gefahren, wie beispielsweise Glätte auf den Straßen identifiziert werden und
dadurch abgeschätzt werden können, ob ein Winterdiensteinsatz erforderlich ist.
Ein Kamerabild soll ebenfalls übertragen werden. Morgendliche Glättekontrollen
durch einen Bauhofmitarbeiter würden somit entfallen und ein zielgerichteter
Einsatz und eine effizientere Planung ermöglicht werden. Über ein Dashboard
sollen dann Informationen für Bürger und Bürgerinnen sowie Mitarbeitende der
Verwaltung aufbereitet werden.
Verantwortliche
Akteure:
·
Bauhof
·
Bauamt
Zeitliche
Ausrichtung: mittelfristig
Dauer
der Implementierung: 1-2
Jahre
Priorität: mittel
Aktueller Stand: noch nicht
umgesetzt
3. Digitale
Gesellschaft, Bildung und Gesundheit
3.1. Gemeindeauftritt in den sozialen Netzwerken
Über einen Gemeindeauftritt in
verschiedednen sozialen Netzwerken soll die Gemeinde präsenter werden.
Insbesondere auf den Plattformen Facebook, Instagram und Twitter kann die
Gemeinde mit einer eigenen Seite weitere Zielgruppen ansprechen.
Verantwortliche
Akteure:
·
Bürgermeister
·
Hauptamt
Zeitliche
Ausrichtung: kurzfristig
Dauer
der Implementierung: 6-12
Monate
Priorität: hoch
Aktueller Stand: umgesetzt
seit dem 26. Mai 2020 mit der Erstellung einer Instagram- und Facebook-Seite
3.2. Beteiligungsmanagement
Berglen möchte seinen Bürgerinnen und
Bürgern die aktive Beteiligung am Gemeindegeschehen anbieten. Über eine
Online-Plattform sollen Partizipationsmöglichkeiten wahrgenommen werden können.
Verantwortliche
Akteure:
·
Hauptamt
Zeitliche
Ausrichtung: kurzfristig
Dauer
der Implementierung: 6-12
Monate
Priorität: mittel
Aktueller Stand: noch nicht
umgesetzt
Weitere
Vorgehensweise/Planung für 2023/2024/2025
Das im Jahr 2017 verabschiedete Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet
Bund, Länder und Kommunen dazu, ursprünglich bis Ende 2022 die jeweils in ihrem
Zuständigkeitsbereich liegenden Verwaltungsleistungen digital anzubieten.
Aufgrund von Unstimmigkeiten und Prozessoptimierungen auf Landesebene wurde
dieses Ziel flächendeckend nicht erreicht. Für die Umsetzung steht in
Baden-Württemberg das digitale Serviceportal „Service-BW“ zur Verfügung. Über
dieses können Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsleistungen digital und bequem
von zuhause aus nutzen.
Die Gemeinde Berglen bietet zum jetzigen Zeitpunkt 32 Leistungen über
dieses Portal digital an (Stand: Juni 2023).
Ziel ist es, irgendwann alle Verwaltungsleistungen einer Behörde digital
anzubieten.
Für die Behörden bedeutet dies, dass zunehmend Anträge und Unterlagen in
digitaler Form eingehen werden. Um den Grundsatz der Medienbruchfreiheit zu
wahren und Arbeitsaufwand einzusparen, ist eine weitere Bearbeitung und Ablage
in Papierform daher wenig sinnvoll.
Aus diesem Grund ist die Einführung der E-Akte unumgänglich.
Die E-Akte ist das digitale Gegenstück zur bestehenden Akte und gleicht
sich im Aufbau.
Für die Einführung der E-Akte ist ein sogenanntes
Dokumentenmanagementsystem (DMS) notwendig, das eine rechtssichere und
datenschutzkonforme Führung ermöglicht.
Ein solches System ist mit „regisafe“ bei der Gemeinde Berglen bereits
seit einigen Jahren im Einsatz.
Aufgrund der umfangreichen Neuerungen und Veränderungen der rechtlichen
und technischen Voraussetzungen besitzt die Gemeinde aktuell noch nicht die
notwendigen Module, um die E-Akte einzuführen.
Ziel ist es deshalb, regisafe insoweit aufzurüsten, als dass eine
umfangreiche digitale Aktenführung gewährleistet werden kann.
Folgendes ist hierfür nötig:
|
Maßnahme |
Kosten einmalig
(basierend auf Angeboten aus 12/2022, netto) |
|
Ist-Analyse der bestehenden Nutzung von regisafe
mit Handlungsempfehlung für Modulerweiterungen etc. |
1.400,00 € |
|
Digitalisierung durch Scannen der Papierakten |
??? |
|
Einführung der E-Akte mit verschiedenen
Teilprojekten (als Einstieg ist z. B. die Digitalisierung des Postlaufes
empfehlenswert) |
8.600,00 € |
|
Implementieren der Schnittstelle zwischen
regisafe und Service-BW |
3.000,00 € |
|
Schulungen aller Mitarbeitenden zum Umgang mit
regisafe |
7.000,00 € |
Fazit
Mit fortschreitender technischer und rechtlicher Entwicklung haben sich
die Prioritäten der Digitalisierungsstrategie teilweise verschoben. Zudem ist
der Prozess der Digitalisierung nie wirklich abgeschlossen, sondern bildet
einen laufenden Workflow, der sich ständig an neue Gegebenheiten anpassen muss.
Insbesondere für kleine Kommunen mit oft begrenzten personellen und
finanziellen Ressourcen stellt sie daher eine Mammutaufgabe dar.
1x Hauptamt
Der Gemeinderat nimmt vom Stand der Digitalisierungsstrategie Kenntnis.