Der Vertrag der Gemeinde Berglen mit dem seitherigen Dienstleister für Kopier- und Drucksysteme endet nach einer Laufzeit von 60 Monaten zum 30.11.2015.

Der laufende Vertrag beinhaltet die Bereitstellung von insgesamt fünf Multifunktionsgeräten (eines davon als Farbmultifunktionsgerät; davon drei Geräte für die Nachbarschaftsschule und zwei Geräte für die Gemeindeverwaltung) und elf weitere Einzelplatzdrucker bzw. Faxgeräte, sowie zwei kleinere Farbmultifunktionsgeräte. Die monatlichen Kosten hierfür betragen 1.036,49 € brutto bzw. 871,00 € netto.

Es ist beabsichtigt neben der Gemeindeverwaltung inklusive Bauhof und Nachbarschaftsschule künftig auch alle Kindertageseinrichtungen in den Vertrag miteinzubeziehen. Aufgrund immer größerer Dokumentationsaufgaben und –pflichten, wird gerade in den Kindertageseinrichtungen vermehrt gedruckt und kopiert.

Bei der Neubeschaffung wird angestrebt die Anzahl der Gerätetypen auf maximal vier zu begrenzen, wodurch eine Verminderung der Vorratshaltung für Toner etc. und eine Betreuungs- bzw. Wartungsminderung angestrebt wird. Zudem ist angedacht die Arbeitsplatzdrucker weitgehend durch sogenannte Druckinseln z.B. je Amt bzw. Organisationseinheit zu ersetzen. Insgesamt sollen somit neun große Farbmultifunktionsgeräte (A4 und A3 Druck), drei kleine Farbmultifunktionsgeräte (nur A4 Druck) und vier Schwarz-Weiß-Arbeitsplatzdrucker beschafft werden. Es sollen trotz Einbezug der vier Kindertageseinrichtungen insgesamt nur 16 Geräte (bislang 18 Geräte) beschafft werden. Die Multifunktionsgeräte sollen alle neben den Funktionen Drucken und Kopieren auch Scannen und teilweise Faxen können.

Um möglichst sparsam und effizient zu drucken bzw. zu kopieren wird über eine Drucksoftwarelösung angestrebt, die Farbausdrucke per Kontingentierung zu begrenzen bzw. einzelne Nutzern ganz zu sperren.

Der neue Vertrag soll ebenfalls über eine Laufzeit von 60 Monaten abgeschlossen werden und als sogenannter Full-Service-Vertrag d.h. inklusive Wartungs- und Reparaturservice sowie inklusive Verbrauchsmaterialen (ohne Papier) und entsprechend kurzen Reaktionszeiten bei Störungen ausgestaltet werden. Das gesamte Druck- und Kopiervolumen soll nach Aufkommen abgerechnet werden. Eine entsprechende Aufstellung der Leistungen, welche im Leistungsverzeichnis insbesondere gefordert werden sollen, ist in Anlage 1 dargestellt.

Aufgrund der Laufzeit und der seitherigen monatlichen Leasingrate bewegt sich das Auftragsvolumen voraussichtlich bei ca. 60.000 €. Dies bedeutet, dass die Leistungen gemäß der Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL A) deutschlandweit ausgeschrieben werden müssen.

Des Weiteren wurde aufgrund der Komplexität der Leistungen und den strengen Kriterien der Wettbewerbshüter zur Sicherung der Rechtmäßigkeit die Firma officeoptimizer GmbH aus Untergruppenbach zur Unterstützung der Ausschreibung und zur Erstellung des Leistungsverzeichnisses herangezogen. Die Firma officeoptimizer war unter anderen schon für das Schulamt des Rems-Murr-Kreises und die Große Kreisstadt Winnenden tätig und hat dort Ihre Leistungsfähigkeit bereits unter Beweis gestellt.

Die Kosten für die Unterstützungsleistungen betragen hierfür 6.000 € netto und wurden bereits im Haushalt 2015 unter dem Sammelnachweis 65 als Sachverständigenkosten eingestellt.

1x Kämmerei   

Die Gemeindeverwaltung wird ermächtigt die Kopier- und Drucksysteme auszuschreiben.